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2月の現場会議~現場会議をすべてのスタッフさんに解放します!~

公開日: 会議・ミーティング, 働く環境

先週、たこ梅 若手スタッフさん中心の現場会議をやってました

現場会議は「クリーンセットアップ」でスタート!

冒頭から新しい試みでスタート!
会議の初めは、グッド&ニューでチェックインしているんですが、今回は、クリーンランゲージから生まれたシステミック・モデリングの講習で教えてもらった「クリーンセットアップ」なるものに挑戦です

会議でのクリーンセットアップの手順です

会議でのクリーンセットアップの手順です

このクリーンセットアップ、いつもと違って、これから始まる会議が、どのようであればいいのか?そのとき、自分は何であればいいのか?ということをメタファー(比喩/この場合イメージと言いかえてもいいかもしれません)で取り出し、さらに、そこから具体的に必要とするサポートや資源(リソース)に落とし込むというものです

クリーンセットアップで出てきた具体的に必要とするサポートや資源(リソース)を共有します

クリーンセットアップで出てきた具体的に必要とするサポートや資源(リソース)を共有します

この実際にやった「クリーンセットアップ」の話は、この前ブログに書いたので、よかったらそちらもご覧下さいね!
→ 会議のチェックインにクリーンランゲージの「クリーンセットアップ」が登場!

最近、会議について気になっていると、、、

さて、2月の現場会議ですが、実は、私、会議のありかたについて、少し前から、気になっていることがありました

たこ梅の会議の経緯

私がたこ梅を継いだ17年前は、定例会議はありませんでした
そして、半年くらいしてから、定例会議として店長会議をスタート、、、
といっても、いわゆる「The 会議」っていう様相で、私が考えた戦略やプランを話して、どう思うかを店長さんたちにきく
賛成やそれをより盛り立てる意見はOKだけど、否定されると、全力で理論的に説得(か論破)して、もともとのプランで進めることを同意を取る
でも、当たり前ですが、こんな状況で同意をとっても、腹の中では「善し」としてないので、なかなか、思った通りにならない、、、

まぁ、そんな会議をやってました

それから、リーマンショックを機に、平成22年4月に「学習する組織にする!」と決めて取り組んだ最初が、会議ファシリテーションの導入で、思った事が言える安全な場で合意を目指すというものです
全正社員さんの研修から始めて、もう、7年続けています

今では、会議をするときは進行役さんと書記役さんを決めておいて、進行役さんの指示のものと、チェックインから初めて、安全安心な場をつくり意見を出し合っていけるようになってきました

会議メモは壁に貼っていきます

会議メモは壁に貼っていきます

また、書記役さんが、会議メモを書いてくれているので、会議の見える化と会議に出席していないスタッフさん共有しやすくなっています
正社員さんはもちろん、パートのホールスタッフさんは全員、それ以外の洗い場さんや仕込みさんなどのパートスタッフさんにはタブレット端末を支給していて、会議メモ(いわゆる議事録と思って下さい)は、クラウド上で共有され、また、(タブレット端末を持っていないスタッフさんもいらっしゃるので)印刷物も配布していますから

会議についての私の前提と思い

さて、私が、最近、会議で気になっていることなんですが、、、
「会議って、限られた会議メンバーで決めるものだ!」っていう前提を私がもっているということ、、、それに気づきました

また、今の会議ファシリテーションを使ったやり方に変えて進めているうちに、メンバーのだれかが、ポロッとひとこと発した言葉から、大きく会議が動く!
そして、思いもしなかった解決策が生み出される!!ということを何度も経験するようになりました

そして、思ったんです、、、
「いろんな人が参加すればするほど、知恵が集まって、とんでもないスゴイことが起こるようになるんじゃないか?」
「実際に、いろんなスタッフさんに会議を知ってもらうことで、参加することで、自分が決めてる!関わってる!感覚が持てて、仕事の意味が変わるんじゃないだろうか?」

現場会議を全スタッフさんに解放したらどうなる?

それで、現場会議の議題として、「希望するパートスタッフさんには会議を見学してもらったらどうだろう?」というのを提案しました
そうしたら、会議で取り上げてくれました

2018年2月の現場会議です

2018年2月の現場会議です

初めに、私が提案した意図を話すことになって、意図とともに、そのための私の考える前提を話しました

<意図>
・全スタッフさんに、会議への関心を持ってもらって、どうやって、何を、何のために決めているのかを知って欲しい
・いろんな人が来たら、いろんな意見がたくさん出て、いろんな視点でより広く検討されて内容が深まるから
<前提>
・会議の見学者・参加者は、「会議のルール」(人の発言は遮らないなど)を知っていること

どんな、反応が来るのかなぁ、、、
面白いとおもってくれるんじゃないか?という期待と、誰彼と会議に入れたら無茶苦茶になるんちゃうん!って言われるかも、、、っていう不安が入り交じっていました

で、どうだったか、、、
「いいと思う!」「是非、参加して欲しい(ムリはして欲しくないけど)」などの意見がでました
中には、「いやーー、正直、毎回、会議の内容を説明してますけど、ホンマにちゃんと伝わったか心配もあったんで、こうやったら、今よりも会議の内容がより伝わるようになると思う(ありがたいわぁ~)」っていう前向きなのか、正直なのかわからない意見も、、、^^;;;

現場会議を全スタッフさんに解放します

現場会議を全スタッフさんに解放します

とはいえ、会議のやり方を全く知らない(会議メンバーさんは、全員、会議に参加する前に会議ファシリテーション研修を受講しています)人が参加したら、悪気なく、会議が中断されたり、あっちこっち行ったりする懸念もあります

確かにその懸念があるので、これについて、率直に意見を出しあった結果、、、
公式会議メンバー以外で、初めて、会議を見学や参加するスタッフさん(主にパートさん)は、初回のみ会議15分前に来て、会議の心得とルールの簡単なレクチャーを受ける!ってことで解決出来そうだとわかりました

また、会議は、通常11:00~15:00までですが、特に、パートスタッフさんの場合、4時間ずっといることは難しいことも、、、
とはいえ、会議の途中にやって来て参加されると、話が途切れる、流れが悪くなる懸念があります
それで、会議は、最初から参加・見学すること!ただし、途中で帰るのはOK(そのときも、帰ります、、、って挨拶することなく、スーッと静かに退出し帰ること、、、)なども話し合われました

3月から全スタッフさんに現場会議を解放します!

まぁ、やってみないとわからないので、3月の現場会議から、たこ梅のスタッフさん(パートスタッフさんも含め、現在、50名くらいです)であれば、会議ファシリテーション研修済みの正式な会議メンバーでなくても、気が向いたら、いつでも、見学も参加もできます
ついでに、交通費と一緒に食べるお昼ご飯は会社で負担することにしました!

【現場会議はスタッフさん全員に開放です!】
・とりあえず見るだけ(見学)だけでもOK、もちろん参加も大歓迎!
・会議にはスタートからの見学・参加が必須だけど、途中退場は自由(静かに帰ってね)
・みんなで一緒に食べてるお昼ご飯と交通費は会社が負担しまーす
・初めて見学や参加するときは会議15分前に来て、簡単な会議ルールのレクチャー受けてね

あと、定例会議は店長会議もあるのですが、まずは、現場会議の方を全スタッフさんに解放して、具合の悪いとこあったら修正して、より全スタッフさんの意見が反映され、自分の仕事や仕事でやってることの意味がわかるようになっていってもらえたら、、、って思ってます

さぁ、何か、嬉しいし、今日も、楽しくがんばりまーーーーーーーーす!(^o^)v

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たこ梅 五代目店主 てっちゃん
大阪の道頓堀で創業170年の「関東煮(おでん)」と「たこ甘露煮」の上かん屋『たこ梅』の雑用係で五代目の てっちゃん(岡田哲生)です さらに百年後も店が続くために取り組んでいる日々の活動を綴ります ところで、ヨガと瞑想を始めました!! おかげさまで、心身ともにエエ感じです

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Comment

  1. 板倉 由美子 より:

    いつもありがとうございます。
    スタッフじゃない私も会議がどんなふうに行われているか見させていただきたい!

    • うちの会議に関心を持っていただき、ありがとうございます
      ときどき、社外の方から会議の見学について尋ねられることがあります
      スペース的に狭いこともあってお断りしていましたが、私も、今は、どうするかは、会議のメンバーさん、うちのスタッフさんが決めたらいいと思います
      今回のことも含め、社外からの「見学したい!」という声があったときは、会議メンバーさんに伝えますね(^o^)

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創業弘化元年。日本一古いおでん屋と言われるようになりました。 多くの作家や文化人にもご愛顧いただいたお店、鯨のサエズリなどの関東煮、たこの甘露煮、 そして錫の杯で、大切な方と粋な一献いかがですか?











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