7月の現場会議～会議はこんな風に、こんな流れでやってます～

公開日： 2017/07/14 会議・ミーティング

昨日は、7月の現場会議でした
たこ梅では、月に2回、定例の会議があります
ひとつは店長会議で、もうひとつが、若手スタッフさん中心の現場会議です

現場会議って、どんな風にやってるの？って、最近、私の友人から聞かれる事が増えてきたので、ちょっと、ご紹介しておこうと思います

まずは議題を集めて、決めます

店長会議は、事前に会議開催通知を作成しています
そこには、議題はもちろん、タイムテーブルや議題ごとの審議方法、ねらいなどがめいじされている「THE 会議開催通知」です

でも、現場会議の方は、会議開催通知がありません
日時は勤務シフト作成時に決まっていて、メンバーは前回の現場会議の時に選定します
このときに、誰が進行役をするのか、書記役をするのかも決めます
ですので、日時とメンバーについては、そもそも、特に通知する必要がありません

とはいえ、普通、議題は必要ですよね？
で、どうしてるかというと、、、

FBで現場会議の議題を集めます

会議の日までに、議題の候補を各店からフェイスブックメッセージで集めます
集まった議題を会議開催の当日、ちょっと早めに来てくれる進行役さんと書記役さん、そして、私の3人で、どの順番で、どのくらいの時間でやっていくかを検討して、会議のスケジュールを作成します
議題の多いときは、集まった議題の中から、優先順位をつけて選んでいきます

で、会議がはじまると、議題に入る前に、その日の議題とスケジュールを全メンバーに知らせて、これでよいか？変更したかどうかを尋ねて、順番や議題の入れ替え、検討時間の変更が必要であればその場で修正して会議に入っていくようにしています

こうすることで、いろんな議題が集まるし、採り上げる議題への納得度も高くなり、当然、関与度も高まります
ところで、議題候補が多過ぎで、その日に検討されなくなった議題は廃案になるのか、、、
そんな事はありません
翌月の現場会議の議題にいれるとか、必要なメンバーだけで別個に検討するなどしていっています

会議のスタートはチェックインから！

当日、会議が始まるときは、チェックインをやっています
ホテルに宿泊するとき、宿帳をかいたりするあのチェックインみたいな感じで、「会議に参加するぞ！」っていう意識をもってもらうのと、ちょっと和んでもらうアイスブレイクの役割でチェックインをやっています

今は、24時間以内にあった新しくて、楽しい出来事をひとりひとつずつ話す「グッド＆ニュー」と呼ばれるアイスブレイクをチェックインに使っています

会議のスタートは、グッド＆ニューのチェックインから！

この写真は、7月の現場会議のチェックインでグッド＆ニューをしているところです
話をする人は、トーキングオブジェクトとして、クッシュボールというモヘモヘというか毛むくじゃらのボールを持っています
※ トーキングオブジェクト：話す人が持つグッズのことで、これを持つ人だけが発言権があり、それ以外の人は黙っているので、しっかりと聞いてもらえるという効果がある

グッド＆ニューで和んだあとは、その日の議題について、進行役さんから確認があって、それでOKであれば、そのまま、修正があれば修正をして、いよいよ、会議そのものに突入です
ちなみに、昨日は、議題の修正や変更はありませんでした

会議は進行役さんが進めてくれます

いよいよ、会議にはいると、すべて、進行役さんが仕切ってくれます
時間管理も、しっかりやってくれます
たこ梅では、進行役さんと書記役さんは、交代でやっています
会議メンバーは、進行役、書記役はもちろん、会議ファシリテーションの研修をひととおり受ける事になっています
というか、会議ファシリテーションの研修を修了しないと会議には参加できないお約束になっているのです

7月の現場会議やってます

この画像のように、意見が出ると、それを書記役さんが、イーゼルパッドのシートに書いて行ってくれます
こうすることで、会議の流れが「見える」ようになり、話が脱線しにくくなるし、これまでの話も見えるので、それも踏まえて発言がされるため、重複なども、まず、起きません
それでも、たまには、話が楽しくて脱線したりしますが、そんなときは、（実は昨日も、、、^^;;;）進行役さんが、「はい、そろそろ話を戻して、、、」って、ちゃんと会議の進行を正常化してくれます

また、進行役さんは、進行だけでなく、「時間管理」やメンバーへの「発言のうながし」などもになってくれています
発言の促しなどは、進行役さんだけでなく、参加メンバーも随時やってくれています
これは、参加メンバーさんたちが、以前より、場というもの全体を観察する能力が全般に高まっているのと、安全な場ができてきているからではないか？と私は思っています

会議ででた話は「会議メモ」として壁に貼られていきます

会議での発言は、書記役さんがイーゼルパッドのシートに書いて言ってくれるので、会議の流れが見える化できます
といっても、ひとつの会議が1枚のシートにおさまることは、まず、ありません
それで、書き終わったシートは、どんどん壁に貼っていきます

会議メモは壁に貼っていきます

こうしておくことで、会議全体の流れを参加してくれている会議メンバーさんが、いつでも、つかむことができます

お昼ご飯はみんなで一緒に食べる！

会議で、たいしたことなさそうで大事な事が、私は2つあると思っています
ひとつは、お茶やお菓子の用意です
写真撮るの忘れましたが、会議スペースの角に、自由に飲める珈琲サーバーとポットにお湯、あと、紅茶や緑茶、ハーブティー、などなど用意してあります
もちろん、毎回、オヤツも、、、

それと、もうひとつ大切なのは、会議の時間帯にも寄ると思いますが、お昼ご飯です！！
必ず、全員で、一緒に食べに行きます
それも、行く直前に、どこに行くかを会議メンバーが相談して、その日のお店を決める！

お昼ご飯は、台湾式まぜそばのお店へ

やっぱり、ご飯をいっしょの食べるって、一緒に取り組むチームづくりにも、一役買ってる気がしています
ちなみに、この日は、事務所の近所に最近出来た台湾式まぜそばのお店へ行きました
これが、辛い！そして、旨い！！
なかなか、よかったですよ！(^o^)v

議事録は会議メモを写メってプリントアウトして完了！

ちなみに、7年以上前までの会議で、わたしが一番めんどくさい！って思ってたこと、、、
それは、会議の議事録を作成する事！！

会議が終わってから、議事内容をまとめて議事録を作る
これだけで、数時間は余裕でかかります
それに、やっぱりめんどくださいし、、、^^;;;

それが、この会議メモ形式にしてから、格段、、、いや、劇的に楽チンになりました！！
というのも、この会議メモのシートの写メをとってプリントアウトします
これを配布して終了、、、

メッチャ時間は節約できるし、イライラもなくなったし、会議メモっておすすめです！！

議事録としての会議メモをメッセージでスタッフさんに配信

ただ、会議が終わるとスタッフさんが、すぐ店に戻って営業の準備があります
それで、プリントアウトも待ってられないことが多い
今は、プリントアウトは翌日の社内郵便で送る事として、その日のうちに、写メをFBの全スタッフさんあてにメッセージしています
こうすることで、必要があれば、その日のうちに、出席した会議メンバーさんが、お店のスタッフさんに会議の内容について話したり説明できますから！

会議の最後は「会議のふりかえり」です

すべての議題についての検討が終わると、最後は、会議のふりかえりです
今日の会議がどうだった？どんな風に感じたか？発言は？場は？進行役さんは？書記役さんは？自分の参加度は？などを会議のふりかえりシート（っていうのをつくっています）に各自記入して、それを見ながら、ひとりずつふりかえっていきます

会議の最後は「ふりかえり」です

ただ、会議がおして、シートに書いて話している時間のとれない時もあります
そういう時でも、少なくとも、参加した会議メンバーが、ひとことずつ会議についての感想や気づいた事などを口にしていくことにしてます

この画像は、昨日の現場会議のふりかえりです
この日は、時間がちょっとオーバーしたので、ひとことずつ話すことにしました
ただ、不思議だったのは、みなさん立ってはなしてるでしょ？
普段は、座ったままシートを書いたり、ひとことずつ話すときでも椅子に座っていますが、なぜかこの日は立ってました
なんでなんだろう、、、まぁ、いいか、、、（笑）

印象的だったのは、昨日の会議のふりかえりで、ひとりのメンバーさんが、こんなことを言ってたことです
「会議も、意見が自由にでるようになってきて、意見が重なっていって、思いもしなかったことが生まれたり、できたりするようになってきました」

たこ梅の会議も、すこしずつですが進化してきているようです！！(^o^)