若手スタッフ中心の2月の現場会議～たったひとつの意見が会議を動かす！～

公開日： 2016/02/10 会議・ミーティング

1 現場会議の進め方は、、、
2 どんなことを話し合ったのか？
3 「多様な意見を出せる！」が創造につながる！

月に1回、たこ梅の若手スタッフさんの会議である「現場会議」は、昨日でした
この日は、盛りだくさんで、大小ありますが、5つの議題について、情報や現状を共有、意見を交換し、これからどうするか？を決めていきます

現場会議の進め方は、、、

同じく月1回行う店長会議では、会議改札うちを作成し、議題はもちろん、どんな話し合い方ーフリートークなのか、ポストイットに書いて貼り出すとか、、、－をするのか、そこで期待されることは、、、なんてことも、設計して会議開催通知を配布して行っています

一方、現場会議では、議題案は事前に集めて、それを会議開催30分前に集合した進行役さん、書記さんとともに、どんな風な会議にするかを設計して、その日の進行案である「進行メモ」をササッと作成してA3の用紙にマジックで書き、壁に貼るだけ、、、
わりとラフというかカジュアルなスタイルかもしれません
この進行役さんと書記役さんは、前回の会議の最後で、「次回、誰がやる？」って、その場の参加メンバーで決めて、イーゼルパッドの用紙に書いておきます
これで、「だれだっけ？」なんて、忘れることもなくなりました

いざ、会議は、進行メモにしたがって進行役さんが進めていきます
出てきた意見は、書記役さんが、イーゼルパッドに「会議メモ」として書いて行ってくれます
会議が終わると、その会議メモをデジカメで写してプリントアウト！
それを各店に配布して、議事録として活用しています

【会議メモのメリット】
・会議の「流れ」が目に見える →話が脱線しにくい
・自分の意見が書かれるので聞いてもらってる実感がある →参加度が上がる
・会議後、会議メモがそのまま議事録になる →議事録作成時間が不要
・参加していないメンバーも、どんな会議だったかつかみやすい →情報共有が進む

会議メモを活用するようになって、意見も出やすくなったし、しっかり話し合ったのに時間内にちゃんと会議が終わるようになりました
以前は、議事録を会議後に作成したので、その時間もかかるし、議事録が届くまでに早くて3日、おそいと1週間くらいもタイムラグがありましたが、それもなくなりました
会議メモは、ホント、メリットいっぱいです

たこ梅若手スタッフ中心の2月の「現場会議」です

どんなことを話し合ったのか？

この日の現場会議では、
・ご新規さま用のスタンプカードの改良
・お客さまアンケートのやり方について
・お客さまイベント「酒蔵見学」の進行状況確認
・スタッフさんがSNSをもっと見るようになるために
・現場会議の議題の提案について
こんなことを3時間で話し合いました

普通にやってると、とても3時間ではムリ！
ただ、会議前に進行役さん、書記役さんと会議の進め方を作成しているので、これは15分、これは60分とかの時間割案を決めて、それも貼り出してあるので、進行役さんは当然ですが、会議メンバーさんたちも意識しながら協力してくれます
正直、「意識する」だけで、全然、時間の管理がちがってきます
だから、意識できるように、だれからも見えるところに「会議の時間割」を貼っておくんですね

「多様な意見を出せる！」が創造につながる！

議題の2番目にある「お客さまアンケートのやり方について」なんですが、これは、どんなアンケートにするか？どんなふうに行うか？ということを先に行った2月の店長会議で決めていて、私が、それに基づいて詳細なアンケート案を作成しました
→ 2月の店長会議のことはコチラのブログ記事を見てね！

この会議では、できあがったアンケートシートを配布して、アンケートのやり方について、現場会議メンバーさんに説明し、それで、各店で実施してもらうつもりでした
ですので、この議題は15分の予定でしたが、私の中では質問を受けても10分足らず、、、のつもりだったんです
ところが、、、実際は40分、、、

アンケートを実際にとる行動のシナリオが、大きくわけて、2案あったんですが、明らかに片方がいい！って思ってました
思ってたより明らかすぎて、私には当然でした
メンバーの中のひとりも、私と同じで、当たり前に、そっち！！
だったんですが、ひとりのメンバーさんが、われわれが予想もしない理由で、もう一個の方が効果的である！と言った！！
聞いた瞬間「えーーーー！でも、そういうのあり得るかもしれん、、、」って思ったんです
予想もしない視点の呈示でした！
おかげで、そこから、行動のシナリオに対する話が盛り上がってというか、深まって、当初より、はるかにいいシナリオが完成です
これで、2月下旬から、よりGood！なアンケートを実施することが出来ます

このとき思ったのは、会議の最後にする「ふりかえり」タイムでもメンバーさんにも話したんですが、
・いろんな人がいるので、いろんな意見が出ておもしろい
・自分の発想には限界がある
・いろんな人がいろんな意見をだすことで、新たな視点から創造することが可能になる
・今は、いろんな意見を言ってもいい『場』ができている
・自分の意見をだしてくれて「ありがとうございます！」感謝！！
こんなことを感じて、多様な意見を出せることが創造につながるんだなぁ、、、たったひとつの意見が会議を動かす！んだなぁ、、、ってあらためて実感できる機会になりました

いやーー、ほんと、楽しいし、とってもいい会議でした！
これを現場の仕事につないで、生かしていきます！！

ちなみに、この議題は15分のところ40分でしたが、早く終わる議題もあり、メンバーさんの協力もあり、ギリギリですが、この5つの議題については、ちゃんと時間内に終了です
これも、スゴイ！って思った！！（笑）