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現場会議では、会議の設計は始まる30分前にその場でつくってます!

公開日: 会議・ミーティング

3月14日のホワイトデーは、たこ梅の若手スタッフさん中心の現場会議の日でした

3月の現場会議です

3月の現場会議です

毎月する会議には、この現場会議と、店長会議があります

この2つで、決定的に違うことがあります
それは、、、

会議開催通知がない!

店長会議の場合、会議1週間前には、議題やその議題の進め方など会議の設計もした上で、会議開催通知が配布されます
ところが、現場会議の方は、会議開催通知がありません

それでも、この日も10個近い議題を効率よく進めることが出来ました
(ちなみに、この日は、たまたま議題が多かったのでは、普段はせいぜい3つ、4つですよ)

会議開催通知の代わりに「議題シート」をつくります

実は、こんなことをしています

事前にフェイスブックのグループで、各店の会議出席メンバーが議題にしたいことをアップしていきます
そして、会議当日、進行役、書記役、私の3人が会議スタート30分前に集まり、その場で、議題の優先順位をつけたり会議の進め方を検討して、会議設計をしていきます
というと、一見すごそうでしょ?(笑)

壁に貼られた現場会議の議題シート

壁に貼られた現場会議の議題シート
終わった項目は線を引いて消しています

でも、実際は、A3の白紙に項目と時間配分なんかをメモ書きしていくだけ、、、
たまに、事前に、「この議題は付箋つかって、書き出してまとめてみようか!」なんて時もありますが、そのときも、横っちょに「付箋」とメモ書きするだけです

そして、会議が始まると、こんな風に議題を仕分けして、こういう具合で進めようと思ってるけど、どうですか?と会議メンバーにはかったうえで会議がスタートです

時間割と時間配分を記入するのがポイント

こういう議題シートをつくるだけで、会議の進行がすごく楽です!
時間配分と付箋を使うとかのポイントがメモ書きされてるので、進行しやすいから
この時、各議題が「何時から何時まで」という」時間割と同時に、何分くらいかけるかという「時間配分」を記入しておくのがポイントです
こうしておくと、議題の時間がずれても、進行役さんが、「次の議題がこのくらいかかりそうだから、、、」とか時間調整しやすいのです
時間割だけだと、時間の引き算をいちいちしないといけなくなります
あらかじめ、時間配分(予定所要時間)が書かれていると「直観的」に時間配分が把握できますから!

2つ目のポイントは「議題シート」を貼りだすこと

そして、この議題シートは、参加メンバー全員が見られる壁に貼ってあるので、いま、どの議題で、あと議題がいくつ残っているか!というのも一目瞭然です
自然と、全メンバーが時間配分に意識が向きやすくなります

おかげで、この日も、たくさんの議題が、つつがなく、、、どころか、議題によってはかなり深い部分までつっこんで話し合うことが出来ました

この日の現場会議の様子については、こちらのブログを見て下さいね!
→ 3月の現場会議~成長が垣間見え、行動探求入門セミナーに向けての取り組みも決まりました!~

ちょっとした会議やミーティングでも、議題シートを作成するのオススメですよ!

さぁーて、今日も、楽しくがんばろーーーーーーーっと!(^o^)v

 

 

 

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たこ梅 五代目店主 てっちゃん
大阪の道頓堀で創業170年の「関東煮(おでん)」と「たこ甘露煮」の上かん屋『たこ梅』五代目 てっちゃん(岡田哲生)です さらに百年後も店が続くために取り組んでいる日々の活動を綴ります ところで、家では、ヤドカリ、カブトムシやクワガタのお世話をする「生きもの係」やってます

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創業弘化元年。日本一古いおでん屋と言われるようになりました。 多くの作家や文化人にもご愛顧いただいたお店、鯨のサエズリなどの関東煮、たこの甘露煮、 そして錫の杯で、大切な方と粋な一献いかがですか?











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