5月の現場会議～会議の流れから会議メモまで公開しちゃいます！～

公開日： 2016/05/16 会議・ミーティング, 人事評価制度, 働く環境, 学習する組織

1 会議のスタートはグッド＆ニューでチェックインから！
2 現場会議がはじまります！
3 議題のひとつ「パートさんの声を吸い上げる」の会議メモってこんなんです

今月も、現場の若手スタッフ中心の「現場会議」をやりました
道頓堀のたこ梅本店からは安藤さん、新梅田食道街の北店からは大西さん、同じく分店からは上原さん、ホワイティうめだ（地下街）からは多比羅さんが、集まってくれます
メンバーは、各店からひとりずつ、店によっては何名かで交代しながら参加してくれています
で、会議ですが、こんな風にスタートします

会議のスタートはグッド＆ニューでチェックインから！

会議は、まず、チェックインと呼んでますが、「会議に入る」ところからスタートです
ホテルなんかのチェックインと同じで、だれがどんな状態で参加するのか把握します
例えば、いまはどんな気持ちなのか、今日の体調はどうなのか、、、そんなことを共有したり、それらを口にすることで、ちょっと落ち着いたり、リラックスしたりして参加してもらう意図があります
また、もし、しんどいとかいうメンバーがいたら、サポートしてあげる意図もあったりします

たこ梅の現場会議では、毎回、グッド＆ニューをやっています
グッド＆ニューとは、24時間以内にあった「いいこと」をひとりずつみんなの前で話していきます

クッシュボールをつかってグッドア＆ニューでチェックイン

そして、話し手はトーキングオブジェクトといわれる目印を手にしています
たこ梅では、クッシュボールというモヘモヘでくちゃくちゃできるボールを使います
上の画像では、右下の白いTシャツを着た大西さんが、オレンジのクッシュボールを手に持っています

このクッシュボール（トーキングオブジェクト）をもつことで、誰が話す人かが明確になるのと同時に、このクッシュボール（トーキングオブジェクト）を持ってる人だけが、その場で、話す権利があって、誰にも邪魔されることなく思う存分話せる、みんなが聴いてくれるという立場になれるんです
話し終わると、全員で拍手！
そして、他のメンバーにクッシュボールをトス！
受け取ったメンバーが、また、24時間以内にあった「いいこと」を話していきます
全員が話し終わるまで続けます

こうすることで、他のメンバーの新たな面や行動がちょっとわかって場が和みます
本人の自己開示にもなっていて、相手（他のメンバー）との心理的距離が少し近づく効果もあります
そして、会議に入ります

現場会議がはじまります！

この日の進行役は、たこ梅東店の多比羅さん、書記役は、本店の安藤さんです
二人は、会議の30分前にやってきて、私を含めた3人で、この日の会議の議題、会議の進め方を検討します
議題の順番とか、どのくらい時間かかりそうとかも含めて、、、
会議が始まると、この日の進め方を他のメンバーに説明し、これでいいか確認！
合意ができたら、いよいよ会議が、本格的にスタートします

議題を順番に検討します
意見を書記役さんが、イーゼルパッドに書いて言ってくれるので、どんな風に話がすすんでいるのか？今、何が話し合われているのか？も明確になります
ですから、基本的に話が脱線しにくくなってます

5月の現場会議をやってます

それでも、横道にそれたら、すぐに進行役さんが、「今は、○○についての話ですよね？」って、ひとことやさしく言葉を書けてくれます
また、意見の少ない人、首をかしげている人とかいたら、「どう思われますか？」と発言をうながしてくれます
おかげで、最近では、意見が活発に出るし、気になったら「それ、どういうこと？」とか、自分がわからないまま進むことも少なくなっているように感じています

ところで、会議は、通常、11時から15時までやってるので、途中でお昼ご飯をかねた休憩をとります
この日も、みんなで、「今日は、何にする？」と相談して合意して（笑）お昼ご飯に、、、

お昼は一列に並んでラーメン！

今回は、近所に新しく出来たラーメン屋さんに行ってみました
カウンターだけのお店なので、一列に並んで、アツアツのラーメンをみんなで仲良くいただきます
ところで、皆さんは、ラーメンと白ご飯、そぼろ丼、玉かけご飯とかいってましたが、私は、ラーメン単品です
もう、そんなに食べられなくて、、、
こういう時、よる年波を感じます ^^;;;

さて、お昼ご飯も食べ終わって、昼から、会議の続きがスタートします
そして、会議の終わりには、会議に参加しての感想、感じたこと、影響力のあったメンバーの言動、進行役さん、書記役さんへのフィードバックなどの「ふりかえり」をして、会議をチェックアウトしていきます

議題のひとつ「パートさんの声を吸い上げる」の会議メモってこんなんです

今のような会議になったのは、進行さんがしっかり進めてくれるとの、書記さんが書いてくれる会議メモのおかげが大きいと思います

5月の店長会議では、パートスタッフさんの声を吸い上げるという議題がありました
（ここでいうパートスタッフさんは、お店のホール担当のパートスタッフさんです）
そもそも、「パートさんの声を吸い上げる意味は何だろう？」っていう意見が出て、そこからスタートしました
時間も限られている中、効率的に会議をすすめるのも大切です
それで、今回は、ひとり3枚ずつ、どんな意味があるのかをポストイットに書きだし、それを貼っていきました
そして、簡易的ですが親和図にまとめます
やってみると、会議メンバーさんから「なるほどぉ～、なんのためか、よくわかる！」「ちゃんと、いろんな意味、意図がつなってるのがわかったわ！」という声が出てきました

現場会議の会議メモ（一部）

そうして、じゃあ、具体的にはどんな仕組みや行動をとればいいのか？
そんなことに話がすすみます

あるメンバーさんが、「あとは、やるだけやから、アイデアを出していこう！」という声をあげ、どんなアイデア、やり方、仕組みがあるかをポストイットに書いて整理していきました

先に、「パートさんの声を吸い上げる意味は？」という親和図をつくっておいたおかげで、出てきたアイデアを現状、そして、パートさんが自由に声を出せる時はどんな関係性ができているのだろう、、、などをイメージしながら、3つのステップで進めていくことになったんです
こんな感じで、、、

【パートさんの声を吸い上げるための3ステップ】

ステップ１）パートさんとの定期面談
・各々のパートさんと週1回5分の面談
・各々のパートさんと3ヶ月に1回、30分の面談
・面談は、パートさんごとにノートを作って面談メモを書く

ステップ２）店ごとのミーティングや飲ミニュケーション
・シフト制勤務で時間帯も違うので、研修会や懇親会でこの役割を果たす

ステップ３）パートさん自身が共有ノート（アナログ）、グループページ（デジタル）に自由に書く
・ステップ1,2を経ることで、この状況を目指す
・タブレットからの入力等についてはサポートする

※ 6月から面談をスタートする

現在、10月からの正式スタートを目指して、正社員さんに続いて、ホール担当のパートさんの評価の仕組みをテスト運用しています
ホール担当さんを行動目標で、評価していくのですが、評価が目的ではありません
行動目標を目指してやっていただくために、面談やフィードバックが重要となります
というのも、ホール担当のパートさんの成長が目的で、正社員さんや私はそれをサポートするのが役割だから、、、
ですから、ステップ１で、「定期面談」が選ばれたのも、実際に稼働させる仕組みとも連動しているんです
そして、正社員さんの評価項目には、パートさんの指導、教育があって、その項目の中に、「面談」もあるんです

これまで、なかなか、正社員さんはパートさんとの面談ができていませんでした
それが、今回の現場会議で、パートさんの面談の意味を自分たちで見出すことになりました
ですので、パートさんとの面談が、「やらされる」のではなく「自分たちで決めてやる」ものに変わっていくと感じました

「学習する組織を構築して百年後も、たこ梅がある！」ことを目指してきましたが、今回の5月の現場会議を通して、そのほんの一部ではありますが、いろんな仕組みが、いい意味でからみあって、システム思考で言う「自己強化ループ」働いている気がします
あるいは、正社員さんがパートさんと面談することのレバレッジは、「面談の意味を自分たちで見つける」ことだったと言えるかもしれません

さぁ、今後の展開が楽しみになってきたので、私は、起こっていくことをしっかり観察して、たこ梅のスタッフさんのサポートとなるかかわりをやっていきます！
楽しく、がんばりますねーーーーー！！(^o^)v